NORGESGRUPPEN JOBBER MOT
OPTIMAL SAMHANDLING


Som et av Norges største konsern er det vesentlig at samhandlingen fungerer bra. Gjennom Microsoft Office 365 og bistand fra konsulentselskapet Point Taken har NorgesGruppen optimalisert samhandlingen og effektivisert arbeidsprosesser.
– Point Taken har vært med oss gjennom dette fra starten. De har sørget for en stabil kontinuitet gjennom hele prosessen og tatt ansvar for en vellykket gjennomføring, sier Espen Kjønsberg, administrerende direktør i NorgesGruppen Data.

Mail har lenge vært, og er fortsatt, en viktig kommunikasjonskanal mellom ansatte i mange forskjellige avdelinger og selskaper i NorgesGruppen. Men det å kommunisere via mail er ofte tidkrevende og ineffektivt, og er ikke særlig godt egnet for saksbehandling, sier Kjønsberg. Han peker på mer effektive løsninger gjennom Office 365 og SharePoint.

– Eksempelvis kan vi ha møter via Skype uten at alle trenger å være på samme sted. I SharePoint kan vi også dele dokumenter med hverandre og samarbeide i ett dokument samtidig, i stedet for å sende ulike versjoner av dokumentet til hverandre på mail. Ved å kombinere disse to funksjonene får man et veldig godt verktøy for effektiv samhandling.

Han legger til at effektiv samhandling er alfa og omega, både nå og i fremtiden.

– Det er viktig at vi til enhver tid har tilrettelagt for å kunne jobbe effektivt. Mange av de nyutdannede i dag og i fremtiden har vokst opp med sosiale medier, chat og lignende, og er godt vant med samvær uten å møtes fysisk. De forventer derfor at man har den typen verktøy integrert i arbeidsplassen og arbeidsmiljøet.

GOD ARBEIDSFLYT
Kristin Sundmark Hole, tjenesteansvarlig for kommunikasjon og samhandling i NorgesGruppen, sier at SharePoint er noe de bruker mye.

–Vi bruker ofte SharePoint til å lage prosjektrom, eller rom for fagforum, for å dele dokumenter med hverandre. I stedet for å sende vedlegg sender vi lenker til dokumentene i disse rommene. Slik unngår vi mange kopier av samme dokument og takket være SharePoints versjonskontroll vet vi alltid hvilket dokument som er gjeldene. I tillegg har vi mulighet til å lage prosjektrommaler som sørger for god standardisering. SharePoint er mye mer tydelig og oversiktlig enn det samhandlingssystemet vi brukte tidligere, og det er veldig lett å finne frem via de rette kanalene. Dette, i tillegg til det at vi kan arbeide med dokumentene samtidig, er den største forskjellen mellom nåværende og tidligere løsning.

Hole trekker frem samarbeidet de har hatt med Point Taken. Siden de begynte å jobbe med SharePoint og resten av Office 365-pakken i 2014 har de hatt et tett samarbeid med Point Taken.

– De har lært seg å kjenne NorgesGruppen og satt seg inn i vår kultur, historie og arbeidsmåte. Det er vesentlig når det kommer til å gi gode råd for hvordan man skal jobbe og tilby passende løsninger. Vi sitter igjen med en opplevelse av at rådene de gir er basert på god kjennskap til både det som er tilgjengelig nå, men også hva som kommer. På den måten har vi mulighet til å ligge i forkant med informasjon om nye ting.

TILPASSET AVVIKSSYSTEM
I tillegg til å Implementere Office 365 i konsernet og gjennomføre opplæring har Point Taken også levert tilpassede dataløsninger. En av disse er en avviksløsning for ASKO.

– Vi hadde tidligere et avvikssystem som ikke fungerte så bra. Etter vi fikk Point Taken inn på banen har vi klart å utvikle et avvikssystem som er i bruk i hele ASKO, og som også andre deler av konsernet har tatt i bruk med små tilpasninger. Det vi ser er at antall avvik, kommentarer og forbedringsforslag har økt. Ikke fordi vi har flere avvik enn før, men fordi vi nå har en kommunikasjonskanal som faktisk fungerer, sier Knut Aaland, direktør for kvalitet, miljø og sikkerhet i ASKO.

Etter avvikssystemet ble flyttet over til SharePoint sitter de ansatte i ASKO igjen med en opplevelse av styrket brukervennlighet.

– Det er brukervennlighet som er den store endringen fra Notes, som vi brukte tidligere. I tillegg kommuniserer det nye avvikssystemet med de andre datasystemene vi bruker, noe som gjør at vi får opp den dataen vi trenger når vi skal analysere og se på mulige tiltak. Nå har vi også mulighet til å registrere avvik på mobil, og legge inn bilder. Dette er muligheter som er gull verdt i forbindelse med å se på forbedringstiltak, sier Aaland.

TETT SAMARBEID
Håkon Fotland, seniorkonsulent i Point Taken og systemansvarlig for Office 365, er en av de som har jobbet tett med NorgesGruppen gjennom denne prosessen. Han trekker frem viktigheten av det å sette seg grundig inn i hvordan organisasjonen fungerte. NorgesGruppen hadde fått Office 365 fra en annen anerkjent leverandør, men det var uklart hvordan de skulle utnytte den løsningen som var levert. Fotland sier at det første de gjorde var å snakke med brukerne og ledelsen om hva de ville oppnå med Office 365, og samtidig bli godt kjent med organisasjonen.

– Videre hentet vi inn noen av Point Takens utviklere for å lage en passende løsning. Deretter hadde vi fokus på å kartlegge brukernes nivå og hva de ønsket å kunne gjøre i SharePoint, og gjennomføre opplæring basert på det. Vi holdt et brukerkurs og et superbrukerkurs for de ansatte i NorgesGruppens lokaler, og la opp til mulighet for én-til-én opplæring.

Ettersom datakompetansen i norske bedrifter ofte er lavere enn det Microsoft antar er god opplæring, også i grunnleggende databehandling, noe Point Taken fokuserer på. Videre sier Fotland at konsulentene i Point Taken har et enormt eierskap til kundene sine. Dette er noe kundene nyter godt av, ettersom de alltid har én eller to kontaktpersoner i Point Taken å forholde seg til, noe som fører til tett oppfølgning.

– Vi får et personlig forhold til kundene. Vi snakker aldri om «oss og dere», men heller «vi». Sånn sett blir det mer som et partnerforhold enn et kundeforhold, avslutter Fotland.